Dúvidas frequentes

Cadastro de pessoa incorreto (erro ao enviar venda para Sefaz)

O Cadastro de Pessoas deve ser feito de forma correta para que o mesmo não traga problemas quando for emitido algo fiscal em cima de um a venda para tal cliente. Por isso, é importante que informações básicas sejam informadas de forma certa. Abaixo encontram-se casos frequentes de erro de envio de uma nota fiscal ou de consumidor eletrônica.

• O campo CEP deve ser composto por oito caracteres, não podendo conter hífen (-) ou ponto.
• Quando o cadastro de pessoa é de uma pessoa jurídica, os campos Inscrição Estadual e CNPJ devem ser inseridos com valores existentes.
• Verificar se a pessoa jurídica é isenta de Inscrição Estadual. Neste caso, preencha o campo com "ISENTO" (sem aspas, e letra maiúscula).
• A Inscrição Estadual pode estar incompleta, incorreta, em branco ou com caracteres a mais (como o hífens, pontos e barras).
• No caso de um cadastro de pessoa física, seu CPF deve também ser válido para que a nota seja autorizada.
• Caso haja a inserção de números de telefone/celular no cadastro do cliente, deve-se ter cuidado para o preenchimento correto de tais campos.
• Se no endereço e na cidade as informações não estarem coesas, resultará em erro de emissão da nota.

Desconto para cliente(s)

Para descontos para um ou vários cliente há três situações típicas que podem vir a a ocorrer:

• Para fazer uma venda a um determinado cliente que possui um desconto já fixado é necessário fazer o Cadastro de Preços Negociados ou ir no cadastro da mesma e ir até a aba preço negociado e defini-lo.

• Há casos em que este desconto deve ser inserido para todos os clientes, então é necessário editar o Cadastro de Preços de Tabela.

• Ainda há a opção (não mais indicada) de se aumentar o desconto máximo por cliente. No menu há a alternativa com numeração 0, denominado de arquivos onde há a opção de configuração de estabelecimento, o padrão do ControlGás é de 50% de desconto máximo que um cliente pode vir a ter. Caso necessário e haja a permissão para isso é possível fazer a alteração.

Duplicidade em NF-e/NFC-e

Em virtude das comunicações da Sefaz com o ControlGás, pode haver a ocorrência de uma duplicidade na Emissão de NF-e ou Emissão de NFC-e. Quando isto ocorre basta clicar com o botão direito do mouse em cima da venda e clicar em Consultar situação do documento na Sefaz (Figura 1), se a mesma estiver correta retornará a mensagem 100 - Autorizado o uso de NF-e. Sendo assim, a mesma é consultada no site da Sefaz e passa a confirmação para o ControlGás de que a mesma já foi enviada e autorizada.

Figura 1: Consultando a situação do documento na Sefaz.

Envio de NF-e/NFC-e feita á três ou mais dias atrás

Há erros causados na Emissão de NF-e ou Emissão de NFC-e em relação aos dias em que foram feitas. Quando a nota fiscal foi feita no dia "x", a mesma deve ser enviada naquele dia ou, em no máximo, 3 dias após a realização da mesma, no caso da NF-e. Se a venda foi uma NFC-e, a mesma deve ser enviada em 24 horas para ser autorizada pela receita. Caso hajam imprevistos e a mesma seja enviada à Sefaz fora deste prazo uma mensagem de erro surgirá (Figura 1).

Figura 1: Mensagem de erro sobre o limite do prazo de emissão.

Neste caso é necessário clicar com o botão direito do mouse e ir até a opção visualizar movimento que gerou NF-e. Com a venda aberta, direcionar-se até a aba cabeçalho e nela mudar os campos data emissão e data entrada/saída para a data do dia atual e clicar no botão salvar. A mesma será enviada a Sefaz e, se nada estiver preenchido incorretamente, a mesma será autorizada.

Envio de XML para cliente(s)

No Cadastro de Pessoas na aba principal, há a opção de enviar o XML da nota fiscal para o cliente. Para isto, deve ser inserido o e-mail e selecionado a opção de Enviar NF-e neste e-mail (Figura 1).

Figura 1: Marcação da opção de envio de XML.

Caso haja mais de um e-mail para o envio, deve-se emitir a DANFE (tal opção aparece quando se clica com o botão direito dou mouse em sobre a venda) da venda e clicar no ícone de envelope/carta. Adicionando o outro e-mail no campo em branco e clicando na flecha que aponta para a direita para o registro passar para a lista de e-mails que o arquivo será enviado (Figura 2). Clica em enviar, assim o XML da nota será enviado para mais de um e-mail.

Figura 2: Envio de XML para mais de um e-mail.

Envio de XML para a contabilidade

O envio de XML's das notas fiscais deve ser enviado a contabilidade, normalmente, uma vez ao mês. Todos esses XML's encontram-se em uma pasta que consta na máquina onde está o UniNFE e o certificado digital. Se o CNPJ da empresa, for por exemplo, 12345678/0001-23, a pasta onde estão os XML's que deverão ser enviados à contabilidade estará, geralmente, no caminho: C:\Unimake\UniNFe\12345678000123\Enviado\Autorizados, para as NF-e. Já, para a NFC-e, o caminho será C:\Unimake\UniNCe\12345678000123\Enviado\Autorizados (Figura 1). Com um clique com o botão direito do mouse na pasta, clique em enviar para, em seguida pasta compactada.

Figura 1: Caminho para os XMLs das nota fiscais eletrônicas.

NF-e/NFC-e em vermelho

Há erros causados na Emissão de NF-e ou Emissão de NFC-e que as deixam em vermelho. Isso significa que não foram enviadas à Sefaz. É importante que não haja o acúmulo das mesmas para evitar maiores problemas futuramente. Em casos de outros erros causados no envio contate o suporte da ControlGás pelo chat.

Nota cancelada movimentando financeiro/estoque

Quando uma nota é cancelada, a mesma não pode apresentar os itens contidos no movimento. Sendo assim, não pode mais gerar o financeiro e estoque. Caso ocorra situação parecida é necessário clicar com o botão direito do mouse sobre a nota e clicar em consultar situação do documento na Sefaz, para que a comunicação da Sefaz seja reestabelecida e retorne a mensagem ao ControlGás.

Nota de entrada com duplicidade

Quando uma nota de entrada acusar duplicidade é devido ao lançamento duplicado de um movimento, com a mesma chave de acesso. Confira na análise para que se exclua, caso tenha permissão, a nota em duplicidade.

Preço com desconto em cupom fiscal via PAF

O desconto deve ser dado por meio do ControlGás nas opções de Cadastro de Preços Negociados ou Cadastro de Preços de Tabela. Sendo assim, não podendo ser feito via PAF. Caso ocorra tal ação uma mensagem de erro irá aparecer e, para que isso seja resolvido, é necessário ir até as opções do ControlGás mencionadas acima.

Solicitação de novo relatório

Para que se adicione relatórios ao gerenciador, entre em contato com o suporte. O mesmo será analisado (podendo haver custos), passando para o banco de chamados e, por fim, para a fase de desenvolvimento. Vale ressaltar que pequenos ajustes, sem grandes mudanças, nos relatórios já existentes podem ser mais rápidos.

Triplicação em registros no relatório de dados fiscais

Quando o relatório de Dados fiscais agrupados por CFOP - por data (Figura 1) é emitido, deve se notar os parâmetros usados na geração do mesmo.

Figura 1: Opção de relatório da pasta legislação.

Há um parâmetro denominado de Tributo é igual a: (Figura 2) e no relatório, se o mesmo estiver selecionado a caixinha abaixo da opção, constará registros triplicados. Isso se dá ao fato de haver três tributos que ficam referenciados com tal opção ICMS, PIS e COFINS. Caso seja selecionado apenas um dos tributos o erro estará sanado.

Figura 2: Parâmetro de filtragem.

Venda com acréscimo ou redução maior que o permitido

Há duas configurações uma que configura a porcentagem máxima sobre o preço de tabela e outra que permite caracterizar o acréscimo máximo que será permitido. A primeira se encontra na configuração de estabelecimento e a segunda na configuração geral. Caso ocorram erros em vendas relacionados ao acréscimo ou no desconto de produtos, tal configuração pode ser usada (caso haja permissão). Mas, o mais indicado, é alterar o Cadastro de Preços de Tabela.

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Para outras dúvidas relacionadas ao sistema ControlGás Acesse nosso chat (chat.controlgas.com.br) ou entre em contato pelo telefone (46) 3225-0639. Atenciosamente, equipe ControlGás.